Как заполнить бланк уведомления о приеме на работу и увольнении иностранного гражданина

Государство разрешает российским компаниям и предпринимателям принимать на работу граждан других стран, но при этом обязательно должны соблюдаться все действующие нормы законодательства. В частности, работодателю необходимо обязательно уведомить миграционную службу о факте заключения трудового договора с иностранцем. Потребуется сообщать и об увольнении граждан других государств. При этом подать уведомление надо правильно, иначе могут возникнуть негативные последствия точно такие же, как и при неподаче его.

Правила уведомления ФМС (МВД) о заключении и расторжении трудового договора с иностранным гражданином

Порядок и правила уведомления миграционных властей о приеме на работу или увольнении иностранцев регулируются ФЗ-115 от 21.06.2002, а также приказами и другими нормативными документами ГУВМ МВД.

Справка! В прошлом вопросами миграции в РФ занималась специальная служба – ФМС, но она прекратила существование в 2016 году. Ее функции были переданы в специальное подразделение МВД – ГУВМ. Именно в этот государственный орган необходимо подавать уведомления.

Компания или частное лицо (например, предприниматель) уведомляет миграционные власти о приеме на работу граждан других стран по специально установленной форме. Это является обязанностью работодателя, а не правом. Сам иностранец также обязан сообщить в ГУВМ о том, что он начинает вести официальную трудовую деятельность в России.

Важно! В 2019 году вступил в силу Приказ МВД, изменивший формы уведомлений. Использовать неактуальные форматы документов больше нельзя. Если при подготовке заявления будет использоваться нерегламентированная форма, то данные действия могут быть расценены как неподача уведомления, и за ними последуют соответствующие негативные последствия для работодателя и сотрудника-иностранца.

Уведомление о заключении трудового договора подают в случае, если на работу принимают иностранного гражданина, а также его следует направить, если с иностранцем заключен договор ГПХ (гражданско-правового характера).

Работодатель обязан направлять уведомление в миграционные органы по всем иностранцам, включая следующих:

  • лица, имеющие разрешение на работу в РФ и/или на временное проживание;
  • иностранные граждане, имеющие российский вид на жительство;
  • беженцы;
  • граждане других государств, с которыми действует безвизовый режим.

Уведомление о расторжении трудового договора направляют в миграционные органы в следующих ситуациях:

  • увольнение сотрудника по инициативе работодателя (из-за невыхода на работу без уважительной причины, несоответствия квалификации, других нарушений);
  • при окончании срока действия ранее заключенного договора;
  • при увольнении сотрудника-иностранца по собственному желанию;
  • при расторжении договора по соглашению сторон.
Внимание! Документы по каждому сотруднику-иностранцу в ГУВМ подают отдельно. Нельзя в одном уведомлении сообщить о приеме сразу нескольких человек или их увольнении. Это правило необходимо учитывать и соблюдать.

Полезно также почитать: Получение и продление разрешения на работу для иностранцев

Штраф за неуведомление

Подача уведомлений – обязанность работодателей. Невыполнение ее считается административным нарушением. КоАП в статье 18.25 предусматривает в качестве наказания за него штрафы для физических, должностных и юридических лиц, а также к нарушителям могут применяться и другие меры.

Размеры штрафов за нарушение сроков или неуведомление государственных органов о приеме на работу (увольнении) иностранцев зависят от категории, к которой относится нарушитель, и места совершения нарушения:

  • для российских граждан – от 2 до 5 тысяч рублей, но если нарушение произошло в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской областях, то размеры штрафных санкций вырастут до 5 – 7 тысяч;
  • для должностных лиц в общем случае штраф составит 35-50 тысяч рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, МО и ЛО – от 35 до 70 тысяч;
  • для организаций в общем случае штрафы составляют от 400 до 800 тысяч рублей, а в Москве, МО, Санкт-Петербурге и ЛО они могут достигать уже 1 млн рублей.

Компанию может ждать и еще один вид наказания – приостановление деятельности. Работу организации за нарушение могут остановить на срок от 2 недель до 3 месяцев.

Важно! Точные размеры штрафа или срок приостановления деятельности определяется судом. Учитываются при этом различные обстоятельства – на сколько дней нарушен законный срок, было ли подано уведомление позднее, или о нем просто забыли, привлекалось ли лицо в прошлом за аналогичные нарушения.

Как заполнить уведомление о приеме на работу иностранного гражданина

Работодателю, принимающему на работу иностранца, законодательство дает всего 3 рабочих дня на уведомление миграционных органов о факте заключения с данным лицом трудового договора. Откладывать заполнение уведомления не стоит. Подойти к этому действию надо ответственно. Ошибки и недочеты могут привести к тому, что документы не будут приняты, и как итог возможно нарушение установленного срока.

Порядок подготовки уведомления о трудоустройстве в компанию (к ИП) иностранца:

  1. Поиск формы заявления. Скачать бланк уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином для УФМС можно на сайте ГУВМ, он доступен также в различных справочно-информационных системах и на онлайн-ресурсах.
  2. Заполнение сведений об органе, куда подается уведомление. Указывается название регионального миграционного органа.
  3. Заполнение данных о работодателе. Потребуется указать название или Ф.И.О. ИП, ИНН, сведения о государственной регистрации предпринимателя или юр. лица, адрес и другую информацию.
  4. Указание данных сотрудника. Нужно ввести адрес, Ф.И.О., сведения об удостоверении личности. Дополнительно указывают сведения о разрешении на работу, патенте или соглашении, которое дает право иностранцу работать без дополнительных разрешительных документов.
  5. Сведения о работе иностранца. Указывается профессия, место трудовой деятельности, тип договора (ГПХ или трудовой).
  6. Проверка и подтверждение данных, указанных в документе. На этом этапе в документе должна быть поставлена подпись руководителя и печать. Если уведомление подается по доверенности, об этом делают соответствующую отметку.
Внимание! Все данные надо тщательно проверять. Любая ошибка в заявлении может привести к отказу в принятии документов. Итогом этого для работодателя могут стать крупные штрафы и даже остановка деятельности. Исправления в документе недопустимы.

Распечатывают заявление на листах А4 с двух сторон. Желательно бумажный вариант также читать внимательно перед подписанием. При обнаружении ошибок их надо исправить и перепечатать уведомление снова.

Совет! Особенно тщательно надо проверять заявление и все приложения к нему при отправке документов почтой. В этой ситуации работодатель-заявитель фактически не может исправить ошибки, если их обнаружат сотрудники ГУВМ.
Фото 1
Образец заполнения формы уведомления о заключении трудового договора в ФМС

Для того, чтобы не было проблем с ФМС, существуют специальные фирмы, которые помогают подобрать персонал, например outstaffing-sovetnik.ru/autstaffing. В них обычно есть каталог специалистов из разных областей и профессий. Обращение к таким компаниям поможет так же снизить нагрузку на отдел кадров организации.

Как подать уведомление в ФМС о приеме на работу иностранного гражданина

Подача уведомления в ГУВМ (бывший ФМС) возможна 3 способами: лично, по почте или через систему электронного взаимодействия. Если документы предоставляются лично, надо учитывать следующие нюансы:

  • От имени организации подать уведомление может руководитель или лицо, действующее на основании доверенности. Наличие соответствующих полномочий могут попросить подтвердить документально, например, с помощью выписки из ЕГРН и паспорта руководителя или доверенности и удостоверения личности доверенного лица.
  • Обязательно надо получить подтверждение факта подачи документов. Это может быть расписка о принятии уведомления, выданная сотрудником ГУВМ или отметка должностного лица госоргана на копии заявления.
  • Сотрудники ГУВМ проверяют уведомление перед принятием. Если будут обнаружены ошибки, неточности, то документы не примут. Его придется переделывать. По этой причине рекомендуется представлять заявление в максимально короткое время после заключения трудового договора с иностранцем. Иначе есть риск, что срок на подачу уведомления истечет, пока в него будут вноситься корректировки.

По почте заявление направляют письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Датой подачи документов считается дата, проставленная сотрудниками почты.

Самый удобный вариант – подать заявление в электронной форме. Эта возможность доступна на портале Госуслуги. Для пользования услугой обязательно необходима квалифицированная электронная подпись и корпоративная учетная запись на сервисе.

Преимущества подачи уведомления в электронном виде очевидны. Главное из них – экономия времени. Регистрируют данный документ в течение суток. После этого он распечатывается сотрудниками ГУВМ, на нем делают отметку «Полученной в электронной форме», ответственный специалист ставит подпись и документ передают в обработку. Он будет внесен в информационные системы МВД в течение 3 рабочих дней.

Важно! Если заявление подается в электронном виде, то для его формирования достаточно заполнить форму на сайте. Документ будет сформирован порталом автоматически и подписан квалифицированной подписью. Датой подачи уведомления является дата его отправки на портале. Эта информация фиксируется в системе и при необходимости без проблем может быть получена как заявителем, так и соответствующими госорганами.

Как заполнить уведомление о расторжении трудового договора с иностранным гражданином

Работодатель обязан поставить в известность ГУВМ при увольнении сотрудника-иностранца. Причина расторжения трудового договора при этом значения не имеет, подавать сообщение надо обязательно, иначе организацию (ИП) ждут неприятные последствия.

Скачать бланк уведомления о расторжении трудового договора с иностранным гражданином можно на сайте ГУВМ, в различных справочно-информационных системах и на других онлайн-ресурсах. Заполнить его можно на компьютере или от руки. В последнем случае почерк должен быть разборчивым.

В документе указывают следующие сведения:

  • наименование регионального органа ГУВМ, куда направляется документ;
  • статус работодателя (ИП, юр. лицо и т. д.);
  • данные работодателя (наименование или Ф.И.О., ИНН, ОКВЭД и т. п.);
  • данные уволенного сотрудника-иностранца (Ф.И.О., дата и место рождения, сведения об удостоверении личности и т. д.);
  • дата расторжения трудового договора.

В уведомлении должны быть указаны исключительно достоверные сведения. Перед направлением документов в ГУВМ все данные рекомендуется еще раз проверить. После этого на заявлении ставится подпись и печать (при наличии).

Если допущена любая ошибка в уведомлении, то вносить изменения в бумажный вариант нельзя. Придется перезаполнить страницу заново или внести исправления на компьютере и вновь вывести проблемную страницу на печать.

Справка! Распечатывать уведомление надо на листах А4 с двух сторон. Если распечатать каждую страницу на отдельном листе, то такой документ могут не принять и лучше не рисковать.
Фото 2
Образец уведомления о расторжении трудового договора

Как подать уведомление в УФМС о расторжении трудового договора с иностранным гражданином

После заполнения бланка уведомления об увольнении сотрудника-иностранца его надо направить в ГУВМ. Работодатель обязан сделать это в установленные законом сроки, иначе ему грозят штрафы и даже иногда приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

Принимают уведомления 3 способами:

  1. Лично. Подать документы может руководитель компании или предприниматель, а также другое уполномоченное лицо. В последнем случае потребуется доверенность. У руководителя организации также могут попросить документ, подтверждающий право действовать от ее лица без доверенности, и ему придется представить выписку из ЕГРН. Обязательно при подаче заявления надо получить отметку или расписку о его принятии.
  2. По почте. Отправлять бумаги надо письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Во избежание проблем из-за отказа в принятии документов при данном способе отправки уведомления надо очень тщательно проверять всю информацию в нем. Иначе будут слишком высокие риски штрафов и других негативных последствий.
  3. На портале Госуслуги. Понадобиться квалифицированная электронная подпись и зарегистрированная учетная запись предпринимателя или организации. Заранее заполнять бланк уведомления в этом случае нет необходимости. Сервис предложит внести все нужные данные в специальную форму, снабженную подсказками. Документы передаются в электронном виде и регистрируются в течение 1 дня после их отправки. Срок их обработки составляет 3 рабочих дня.

Никакие дополнительные уведомления в центры занятости, налоговую и другие службы направлять не требуется. Всю необходимую информацию госорганы смогут получить из ГУВМ самостоятельно, пользуясь системой межведомственного взаимодействия.

Срок уведомления УФМС о приеме на работу и увольнении иностранного гражданина

Работодатель обязан уведомить миграционные органы о заключении трудового договора с иностранцем в течение 3 рабочих дней. Срок очень короткий, а штрафы за его нарушение – очень существенные. Этот момент обязательно надо учитывать еще до момента оформления иностранца на работу. Аналогичные сроки действуют и для подачи уведомлений об увольнении иностранцев. Причем за их нарушение предусмотрена точно такая же ответственность.

К счастью, наличие возможности уведомлять ГУВМ о приеме на работу (увольнении) иностранцев существенно упрощает эту процедуру и соблюдать сроки теперь не так уж и сложно. Главное, не забывать о них.

Пример расчета срока уведомления: трудовой договор с иностранцем заключен 2 марта 2020 года. Подать заявление в ГУВМ об этом надо не позднее 5 марта. Отсчет начинает идти с 3 марта (считается со дня следующего за датой заключения договора).

Заполнить и подать уведомление о приеме на работу или увольнении иностранца совсем несложно. Достаточно внести данные работодателя и сотрудника в регламентированный бланк. Готовые документы подать в ГУВМ можно лично, по почте или на портале Госуслуги. Но важно, помнить о том, что уведомить миграционную службу надо за 3 рабочих дня максимум. Иначе могут последовать серьезные штрафы или другие негативные последствия для компании, должностных лиц и самого сотрудника.

Полезное видео

В этом видео рассказывается о новых формах уведомлений о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем:

Остались вопросы? Задайте у нас в разделе вопрос - ответ


Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Консультация юриста

Бесплатно по России

8 (800) 350-51-81